اخبار ایران و جهان

گفت و گویی خواندنی با معاون سازمان اسناد ملی کشور/ یوسفی: قبض برق خانه دکتر مصدق را هم آرشیو کرده ایم!

دکتر شهرام یوسفی - معاون سازمان اسناد ملی ایران
نوشته شده توسط تیم تحریریه علمنا

یک شنبه هفته جاری، نوزدهم اردیبهشت سالروز تولد شیخ کلینی می باشد. روزی که از سوی شورای فرهنگ عمومی کشور به عنوان روز ”اسناد ملی و میراث مکتوب” در تقویم رسمی کشورمان ثبت شده است. به مناسب این روز خبرنگار علمنا به سراغ معاون سازمان اسناد ملی کشور، دکتر شهرام یوسفی، رفته و با وی به گفت و گو پرداخته است. در این دیدار که به میزبانی دکتر یوسفی در ساختمان آرشیو ملی ایران برگزار شد، پرسش و پاسخ های جذاب و خواندنی صورت گرفت که در ادامه می توانید با مطالعه متن این مصاحبه به رمز و راز آرشیو اسناد و میراث ملی کشورمان پی ببرید:

علمنا: در مورد وظایف و عملکرد آرشیو ملی برای آشنایی خوانندگان با این مرکز توضیحاتی ارائه بفرمایید.

سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران متشکل از دو سازمان مستقل است که در سال ۱۳۸۱ در هم ادغام شدند. در ابتدا، کتابخانه ملی ایران، به عنوان یکی از اولین نهاد های مردمی-ملی در معنی مردمی- به این دلیل که در زمان رخداد های مشروطیت مردم احساس نیاز به دانش کردند و به این علت که محل تراکم این دانش کتابخانه است، طرح کتابخانه ملی به تصویب رسید. هم زمان با به وجود آمدن دولت جدید در ایران، به این دلیل که دولت جدید، از وزارت خانه های مختلفی تشکیل می شد و هر وزارتخانه مکلف بود تا از بایگانی‌هایی برخوردار باشد و این بایگانی ها انباشت تجربیات دانش مدیریتی و آنچه که تحت عنوان توان کارشناسی دستگاه ها و ادارات محسوب می شد، را داشته باشد، دستگاه ها و ادارات دولتی ملزم به نگه داری اسناد و سوابق خود شدند.
در جریان مشروطه به دلیل به هم ریختگی اوضاع و جنگ داخلی اولین بایگانی ها به طور رسمی در مجلس شورای ملی شکل می گیرد اما به دلیل به توپ بستن مجلس بایگانی های دوره های اول مجلس از بین رفته است. اما از مجلس سوم و چهارم به بعد بایگانی های منظم آن موجود است و تقریبا از دوره پهلوی اول قانون بایگانی ها تصویب شد و ادارات ما از دوره پهلوی اول بایگانی منظم دارند. در ۱۷ اردیبهشت ماه سال ۱۳۴۹ قانون تاسیس آرشیو ملی ایران تصویب شد. تا قبل از آن، از بایگانی های کل کشور و نظایر آن تجربه‌هایی وجود داشت اما از این سال به بعد با تصویب این قانون قرار شد که یک بایگانی برای کل کشور داشته باشیم. این قانون مشخص می‌کرد که تمام دستگاه های دولتی موظفند اسناد و بایگانی خود را که ۴۰ سال از عمر آن ها گذشته، به آرشیو ملی بدهند که به این اسناد، اسناد راکد گفته می شود. البته در تحویل اسناد با عمر زیر ۴۰ سال، اختیار آن با دستگاه یا ادراه می باشد. به عنوان مثال وزارت کشور کل اسناد مربوط به ستاد بازسازی مناطق جنگی را برای این سازمان ارسال نمود، در حالی که ۴۰ سال از عمر این اسناد نگذشته بود. بنابراین اسنادی که در این سازمان وجود دارد، هم بایگانی های راکد دستگاه های دولتی است و هم برخی از اسنادی که نه تنها ۴۰ سال از عمر آن نگذشته بلکه ممکن است به روز هم باشند. از همان ابتدا قانون اسناد ملی، وزارت جنگ سابق و یا وزارت دفاع را از قانون اسناد ملی مستثنی کرد؛ به این دلیل که مسائل استراتژیک و نظامی کشور موضوعی است که هیچ وقت خاتمه پیدا نمی‌کند.

دکتر شهرام یوسفی - معاون سازمان اسناد ملی ایران

این اسناد قبل از انقلاب اسلامی برای این سازمان ارسال نمی‌شد بعد از انقلاب هم این قانون پا برجا است. در سال ۱۳۸۱ که قانون ادغام سازمان اسناد ملی و کتابخانه ملی تصویب شد، به تعدادی از دستگاه اجازه داده شد که آرشیوهای اختصاصی داشته باشند، اما نظارت سازمان اسناد و کتابخانه ملی بر آنها بر قرار باشد. به عنوان مثال وزارت امور خارجه مجاز شد مرکز اسناد تاریخ دیپلماسی را به وجود بیاورد. بنیاد مستضعفان هم مجاز شد که موسسه مطالعات تاریخ معاصر را تشکیل بدهد. اما بر اساس قانون این ادارات می بایست بر اساس ضوابط آرشیو ملی ایران، مخازن را نگه‌داری نمایند، فهرست نویسی کنند و اطلاعات آن را ارائه نمایند.
اما کتابخانه ملی، یک نهاد مدیریت دانش است. در کشور هر ناشری که قصد انتشار کتابی را دارد، باید برای فهرست نویسی پیش از انتشار، به کتابخانه ملی رجوع نماید و پس از انتشار آن می بایست ۲ نسخه از آن کتاب، به کتابخانه ملی ارسال شود. پس نهادی در کشور وجود دارد که هرچه تولید علم صورت می گیرد در آن تجمیع می شود. پس تنها نهاد تجمیع کننده و انباشت دانشی کشور کتابخانه ملی است. از طرف دیگر تمامی اطلاعات تولید شده در دستگاه های دولتی کشور در آرشیو ملی تجمیع می شود. به عنوان مثال اگر بخواهید در حوزه سلامت، سوابق آن را بدانید مربوط به وزارت بهداشت و علوم پزشکی می باشد، که اسناد خود را به اینجا ارسال می کند و یا در حوزه تجارت، بازرگانی، شهرسازی، پل سازی و راه سازی اگر بخواهید اطلاعاتی بدست بیاورید، به دلیل اینکه در کشور ما دولت عهده‌دار بسیاری از امور بوده، این امور از طریق یک فرایند دیوان سالاری یا بوروکراسی انجام و مستند سازی می‌شده و مستندات به طور کامل به آرشیو ملی ارسال می‌شود؛ باید به این سازمان رجوع نمایید. بنابراین حجم عظیمی از اطلاعات در اینجا وجود دارد. فرض کنید می خواهید پژوهشی در رابطه با انتخابات انجام دهید، اطلاعات آن اکنون، به غیر از اسناد موجود در مرکز آرشیو ملی، در جای دیگری در دسترس نیست. بنابراین برای بررسی پیشینه هر موضوعی اگر به کتاب تبدیل نشده باشد- که در آن صورت باید به کتابخانه ملی رجوع نمود- نیاز به رجوع به آرشیو ملی ایران وجود دارد. پس ما به آرشیو ملی ایران به عنوان مخزن اطلاعات و داده ها نگاه می‌کنیم، که این اطلاعات به کمک دانش آرشیوی و یا مدیریت اسناد باید به گردش در بیاید. به این معنی که این اطلاعات باید از لابه لای اسناد استخراج شود و در اختیار مصرف کنندگان قرار بگیرد. مصرف کنندگان ما محققان و پژوهشگران و کسانی که به تولید خبر و گزارش می پردازند و حتی دستگاه های دولتی، هستند. اما به دلیل دشوار بودن کار بر روی اسناد، مراجعه کنندگان به اسناد کمتر از کتاب ها هستند. چرا که غیر از دهه های اخیر که ماشین نویسی اسناد ممکن شده، خواندن اسناد پیش از این دهه‌ها سخت خواهد بود.

علمنا: برای جلوگیری از حادثه ای که منجر به از بین رفتن اسناد ملی می شود -مانند آنچه که در دوره های اول مجلس شورای ملی اتفاق افتاد و مجلس به توپ بسته شد و اسناد جمع آوری شده در آن، از بین رفت- و برای تامین امنیت این مرکز چه تمهیداتی اندیشیده شده است؟

آرشیوها در دنیا تابع مقرراتی هستن که به آن ضوابط آرشیوی می گویند. اگر به آرشیو ملی هر کشوری رجوع کنید، در مخازنی که برای نگه داری اسناد وجود دارد، مقررات خاصی برای میزان نور، رطوبت، جریان هوا و استاندارد های زیست محیطی وجود دارد که باید به صورت دقیق رعایت شود. همین طور بنایی که احداث می شود باید حداقل قدرت تحمل ۸ ریشتر زلزله را داشته باشد. پس ساخت بنای آرشیو ملی با هر بنایی متفاوت است تا استحکام کافی در برابر حوادث غیرمترقبه را داشته باشد و معمولا استانداردهایی برای پرهیز از خطرهایی که در آرشیوها وجود دارد به کار می رود.
علاوه بر تمهیدات گفته شده، سازمان افزون بر آنچه که در سازمان اسناد ملی دارد، پایگاهای معینی را در کشور تعریف کرده است، که یکی از این پایگاه ها در مرکز اسناد منطقه ای فارس وجود دارد. در آنجا دیتا سنتری قرار دارد، که بخشی از اطلاعات این سازمان که به صورت دیجیتال در می آید در آن مرکز اطلاعات نیز قرار می گیرد. همچنین خود اسکن کردن اسناد و دیجیتال کردن آن‌ها روشی برای حفظ بهتر این اسناد می باشد. چرا که عمر کاغذ محدود است. البته در سازمان خود اسناد نیز مقاوم سازی می شود، در اینجا آزمایشگاه های مجهزی وجود دارد که باقی مانده عمر کاغذ را تخمین می زنند و اگر کمتر از ۱۰ سال از عمر کاغذ باقی مانده باشد آن را ترمیم می نمایند.
مزید بر این کاری که سازمان اسناد ملی در صدد انجام آن است، تعریف سازمان اسناد ملی به عنوان یک سازمان معین در کشور که یک نسخه- نه اصل آن- از اسناد ملی و حیاتی کشور به این سازمان ارسال شود و در اینجا بماند. بعضی از اسناد برای کشور ما جنبه حیاتی برای منافع ملی ما دارد. همچنین در ادارات بعضی از اسنادی که وجود دارد متصدیان امور متوجه نیستند که چقدر برای آیندگان مهم است. در حالی که ممکن است واقعا جنبه تاریخی و ملی داشته باشد. امیدواریم با تصویب این قانون، دستگاه ها موظف بشوند تا یک نسخه –به هر شکلی– از این اسناد را برای حفاظت بیشتر و نگهداری، در اختیار سازمان اسناد ملی قرار بدهند.

علمنا: نحوه و سطح دسترسی مراجعه کنندگان به آرشیو ملی چگونه است؟ آیا ضوابط خاصی دارد؟

تمام اسناد، از چند مجرای مهم به اینجا وارد می شوند. یکی از راه دستگاه های دولتی است، بخشی از آنها خریداری می‌شود و بخشی هم اسناد اهدایی است. تا کنون ۵۰۰ خانواده اسنادی به سازمان اسناد ملی اهدا کرده‌اند به عنوان مثال خانواده جلال آل احمد و آقای جمال زاده اسنادشان را به سازمان هدیه کرده‌اند. این اسناد اهدایی کاملا جنبه شخصی دارد و با وجود وظیفه این سازمان به در اختیار گذاشتن اسناد موجود برای محققان، اما گاهی از اوقات این اسناد حاوی اطلاعات شخصی، خصوصی و حقوقی است که ممکن است به باور، دین، مرام، سابقه سیاسی و نظایر آن برسد. چنانچه افشای اینگونه اسناد به ضرر شخص،گروه و یا مهم‌‌تر از آن به ضرر منافع ملی و اعتقادی ما باشد، با محدودیت دسترسی مواجه می‌شود. در تمام کشورهای دنیا این قاعده توسط آرشیوهای ملی، به قانون تبدیل شده که به آن قانون دسترسی می‌گویند. حتی در کشور انگلستان سندی را که بعد از سال های مشخصی قابل ارائه به محقق است، بعضی از خطوط آن سند را سیاه می کنند چرا که تشخیص می دهند که افشای آن قسمت از سند به ضرر منافع ملی انگلستان است. به عنوان مثال بخش هایی از اسناد افشا شده از کودتای ۲۸ مرداد سال ۱۳۳۲ با اینکه بسیاری از عوامل کودتا در قید حیات نیستند، سیاه شده است. این قانون در بین کشورها در حدود ۱۲ آیتم مشترک دارد و بر اساس این قانون محدودیت دسترسی بر اسناد اعمال می شود. همچنین باید به این نکته توجه داشت که هر گونه اطلاعات شخصی افراد با اجازه مقامات قضایی منتشر می‌شود.

دکتر شهرام یوسفی - معاون سازمان اسناد ملی ایران

علمنا: آیا تا کنون نمونه داشتید که کسی به قوی قضاییه مراجعه کرده باشد و درخواست خروج یک سند از حالت دسترسی محدود برای خود را داشته باشد؟

نه تا کنون چنین موردی نداشته‌ایم. اما اگر برای موضوعی کسی بخواهد دسترسی به بعضی از پرونده های خاص داشته باشد با اجازه مقامات قضایی امکان پذیر خواهد بود و به دلیل اینکه این سازمان در مقام تصمیم گیری نیست، دسترسی به اسناد به طور محدود را منوط به اجازه اشخاص قرار می دهد. همچنین برای بعضی از اسناد که از دستگاه های دولتی می آید، طول مدت دسترسی تعیین می شود، به عنوان مثال ممکن است مجموعه قراردادهای خارجی ای به سازمان وارد شود و برای این قراردادها مشخص شود تا هنگامی که این قراردادها به پایان نرسیده‌اند اجازه دسترسی به آن وجود ندارد، و یا ممکن است کسانی که سندی را به سازمان اهدا می کنند شرط بگذارند که تا زمانی که اهدا کننده در قید حیات است اجازه دسترسی به آن سند وجود نداشته باشد.

علمنا: با توجه به گفته های شما، سطح دسترسی برای افراد و اشخاص خاص متفاوت نیست و تنها بعضی از اسناد دارای محدودیت دسترسی برای همه است و در غیر این صورت تفاوتی در دسترسی یک خبرنگار، پژوهشگر و یا یک فرد عادی وجود ندارد؟

طبقه‌بندی‌هایی تحت عنوان محرمانه، سری و نظایر آن برای اسناد وجود دارد که مقوله‌ای جداگانه است و موضوع بحث ما با آن متفاوت است. اما اسنادی که سازمان آن را در فهرست اسناد ذکر می کند، اگر در زمره اسناد محرمانه و غیر قابل دسترسی نباشد، شما به عنوان محقق می توانید همه فهرست‌ها را مشاهده نمایید. اما برای اسکن و در اختیار گذاشتن محدودیتی وجود خواهد داشت. بعضی از اسناد که جنبه محرمانه دارد، بر اساس قانون و ضوابط آرشیو ملی که دستگاه تحویل دهنده اسناد، شرط‌هایی را مشخص می نماید و ممکن است این اسناد اصلا وارد چرخه نشود؛ به عنوان مثال برای اسنادی که از دستگاه‌های امنیتی کشور و یا حراست کل کشور به آرشیو ملی می‌آید، خود آن دستگاه ها شروطی را در ابتدا قرار می دهند.

علمنا: در بحث دیجیتال کردن اسناد به چه صورت عمل می شود؟ آیا تمام متون اسناد دیجیتال می شود و سامانه ای برای جستجو در متون اسناد وجود دارد؟

نه. هیچ کشوری این کار را انجام نمی دهد و دلیلی هم برای این کار وجود دارد. نرم افزاری وجود دارد که متن سند را جستجو نماید و حتی متون اسناد اسکن شده موجود را نیز جستجو نماید. اما در پردازش اسناد به این صورت عمل نمی شود. اصولا در پردازش اسناد به هر سند موضوع داده می شود و این کار به گونه ای انجام می شود که با خواندن موضوع حدود ۴۰ تا ۵۰ درصد مطلب به دست بیاید و بعد تعدادی کلید واژه ی استاندارد برای این سند در نظر گرفته می شود که به کمک آن تا ۶۰ درصد مطلب به دست بیاید تا این محقق به این سند هدایت شود. در این مرحله محقق سند را رویت می کند و اگر درست به سند مورد نظر هدایت شده بود، درخواست فایل اسکن شده این سند را از سازمان می نماید. همچنین در این مرحله برای کمک بیشتر به فرد محقق، کارشناسان ما با رویت سند مورد نظر در صورت نیاز به توضیحاتی پیرامون آن سند این توضیحات را به محقق ارائه می نمایند.
بیشتر از این موارد گفته شده در توصیف یک سند قابل انجام نیست چرا که برای سند یک موضوع نوشته می شود و زمان، مکان و اسامی همه به صورت کلید واژه در می آید و تمام سند را نمی‌شود باز نویسی کرد.

دکتر شهرام یوسفی - معاون سازمان اسناد ملی ایران

علمنا: غیر از اسناد مهم ملی، شکل و نحوه نگارش اسناد دیگر، تا چه حدی ارزشمند می باشد؟

از نظر سازمان هرچه که ارزش نگه داری داشته باشد و جنبه ملی داشته باشد به آرشیو می آید. غیر از این موارد طبق قانون بقیه اسناد امحاء شده و از بین می روند. به عنوان مثال زمانی که از وزارت نیرو سند دریافت می کنیم، در یک سال میلیون ها برگ قبض آب یا برق وجود دارد، خوب این قبض ها امحاء می شود اما قبل از آن کارشناسان ما با کار بر روی این میلیون ها برگ قبض، تشخیص می دهند که کدام یک از این اسناد از بین برود و کدام به آرشیو بیاید؛ به عنوان مثال قبض برق خانه دکتر مصدق در آرشیو وجود دارد. پس بعضی از این قبض ها برق نگه داری می شود تا بدانیم مثلا در سال ۱۳۴۹ قبض برق چگونه بود و همچنین همانطور که در بالا مثال زدم قبض برق خانه اشخاصی که جنبه ملی دارند ممکن است نگه داری شود و یا قبضی با رقم استثنایی ممکن است نگه داری شود. یا در ادارات در سال تعداد بسیار زیادی برگه ماموریت و مرخصی صادر می شود و ما اجازه می دهیم که کدام یک از این برگه ها از بین برود. سازمان با کارشناسی این برگه ها نمونه های خاصی از این برگه ها را جدا نموده و نگه داری می کند. مثلا نمونه برگ مرخصی سال ۱۳۵۲ در شهرداری تهران. در بین برگ ماموریت ها نیز بعضی از موارد استثنا را نگه داری می کنیم.
برای انجام این امور در سازمان اداره‌ای به نام اداره کل شناسایی و گردآوری وجود دارد که کارشناسان این اداره کل به بایگانی ها می روند و در آنجا تعیین تکلیف می کنند که کدام اسناد به آرشیو ملی بیاید و کدام یک از بین برود. یکی از بخش‌هایی که خبره‌ترین کارشناسان ما در آن فعالیت می کنند، کارشناسی اسناد است. چرا که بسیار حساس است و نباید هیچ اشتباهی در آن صورت بگیرد.

علمنا: با توجه به اینکه ۱۹ اردیبهشت روز اسناد و میراث مکتوب است، برنامه هایی که آرشیو ملی ایران برای این روز در نظر گرفته چیست؟

روز اسناد و میراث مکتوب ۱۹ اردیبهشت است و امسال به دلیل سفر ریاست سازمان به خارج از کشور مراسم در نظر گرفته شده در روز ۱۸ اردیبهشت ماه برگزار شد. یکی از این برنامه ها رونمایی از اسناد بود. برای مراسم امسال گزیده ای از اسناد ثبت شده کربلا رونمایی شد که این اسناد ثبت منطقه ای شده و به عنوان میراث معنوی ماندگار جامعه بشری ثبت شده اند. کشورمان اخیرا توانسته است این اسناد را به کمک موسسه ای در کربلا، به عنوان سند ملی، سند منطقه ای و سند بین المللی ثبت نماید. که این اسناد فکر می کنم برای قبل از دوره قاجار باشد و نشان دهنده حضور شیعیان و فعالیت های عمرانی و فرهنگی و تبلیغاتی آنها در آنجاست. بعد از آن تقدیری کردیم از آرشیویست‌های برتر و آرشیویست‌های دستگاه‌های مختلف و تعدادی از کسانی که اهداگر نمونه سند به سازمان هستند. افتتاح نمایشگاه اسناد مشروطیت ایران به مناسبت صد و دهمین سالگرد انقلاب مشروطه از دیگر برنامه های سازمان بود. در طول هفته نیز نشست های تخصصی ای در مورد اهمیت و کاربردهای آرشیو در دوره معاصر داریم.

علمنا: به عنوان آخرین سوال بفرمایید ارزشمندترین سند، قدیمی‌ترین سند، و گرانبها‌ترین سند موجود در آرشیو ملی چه اسنادی هستند و جالب‌ترین سند موجود در آرشیو ملی از دید شما کدام سند است؟

قدیمی ترین سندی که در سازمان وجود دارد مربوط به دوره آخرین ایلخان مغول و در سال ۷۳۵ هجری قمری می‌باشد. اما اینکه ارزشمندترین سندی که در اینجا وجود دارد کدام است نمی‌شود به صراحت گفت. چرا که ملاک ارزشمندی یک سند را باید مشخص کرد که آیا دین، سیاست، اقتصاد، جامعه و غیره، کدام یک است. برای مثالی از اسناد ارزشمند، اگر حوزه سیاست را در نظر بگیریم یکی از مهمترین اسناد موجود اصل متمم قانون اساسی در زمان مشروطیت است و یا فرمان ناصرالدین شاه برای تشکیل وزارتخانه‌ها به شکل امروزی که یک فرمان بسیار بزرگی است.
گرانبها‌ترین سند را به یاد ندارم اما معمولا اسناد منحصر به فرد که هم خود سند مهم باشد و هم کار هنری در آن به کار رفته باشد معمولا جز گرانبهاترین اسناد هستند.
جالب‌ترین سند شاید طومار زاینده رود شیخ بهایی باشد که نحوه تقسیم آب زاینده رود را در دوره صفوی به خط خود روی یک پارچه ۱۵ متری ترسیم نموده است؛ که محاسبات پیچیده ای برای تقسیم آب بر روی آن انجام شده است و واقعاً سند فوق العاده ای محسوب می شود.

پایان./

+ لازم به ذکر است به زودی گزارشات جذابی از این سازمان برای خوانندگان علمنا منتشر خواهد شد.

درباره نویسنده

تیم تحریریه علمنا

دیدگاه شما چیست